Votre comptage de caisse en 4 minutes.


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Optimisation des saisies,

Prise en charge des différents moyens de paiement,

Identification des écarts,

Remise en banque,

Comptage coffre,

Export

 

Tout à été pensé pour optimiser vos saisies et pour identifier chaque écart suivant les différentes catégories de paiements.

ISAK est conçu pour effectuer les étapes de comptages rapidement et simplement quand, actuellement, ce suivi peut vite devenir chronophage.

 

 comptage caisse

 

 

 

LE COMPTAGE CAISSE:

 

Fond de caisse initial

Montant théorique

La ventilation - Qu'est ce que c'est?

La saisie des moyens de paiement.

Saisie détaillée

Saisie multiple

Saisie des espèces

Fond de caisse final

Utilisation d'un coffre GLORY

 

 coffre  

LE COFFRE

 

 

Définition pour ISAK

La saisie

Les indicateurs

 

 

 

 remise en banque

 

LA FIN DE JOURNEE 

 

 

La remise des titres papiers

Le contrôle des espèces du jour

La remise en banque

 

 

 

 

rapport 

 

LA SYNTHESE QUOTIDIENNE

 

 

Le rapport

 

 

 

 

 

 

  

LE COMPTAGE CAISSE

 

FOND DE CAISSE INITIAL

 

Un fond de caisse initial est une valeur d'argent qui est contenu dans une caisse avant sa mise en place. En effet, afin de pouvoir rendre l'argent au client, il est nécessaire d'avoir une certaine somme de monnaie - que ce soit des pièces et/ou billets.

Deux règles s'appliquent:

En fonction de l'entreprise, ce fond de caisse est fixe ou variable.

Il est important de comprendre que pour avoir un fond de caisse initial, il faut enlever une certaine somme d'argent lors de la dernière mise en place.

C'est de ce fait que notre fond de caisse initial sera fixe ou variable.

1- Soit on enlève la recette exacte du dernier comptage.

2- Soit on retire une partie de la recette.

Il semble bien plus avantageux de retirer la recette exacte pour retrouver systématiquement un fond de caisse fixe. Cela évite beaucoup d'erreurs. En revanche, et pour des raisons pratiques de dépose d'argent à la banque, on peut retrouver des fond de caisses variables quand on ne retire que les billets de la caisse par exemple.

Dans le premier cas, la caisse sera toujours mise en place avec le même montant (150€ par exemple) et les remises à la banque comporteront des billets et des pièces correspondant à la recette exacte du jour

Dans le deuxième cas, le fond de caisse devient variable car l'argent sortie de la caisse (uniquement les billets par exemple) ne correspond pas à la recette exacte: Si l'entreprise fait 100,15€ de recette, le nouveau fond de caisse initial augmentera de 0,15€ si on ne retire que 100€ de la caisse.

Les deux cas de figures existent.

Ce qu'il est important de savoir, c'est que le fond de caisse initial additionné à la recette de la caisse doit obligatoirement être égale au fond de caisse final additionné à la sortie d'argent de la caisse.

 

 

Le contrôle du fond de caisse initial:

 

Que votre fond de caisse soit fixe ou variable, il est important d'effectuer des contrôles. La première règle qu'on m'a apprise en devenant responsable a été: "Il ne faut jamais faire confiance lorsqu'il s'agit d'argent". Cette règle n'est pas très positive. Je préfère donc celle-ci: "Effectuer des contrôles permet d'éviter les soupçons et donc, d'instaurer un climat de confiance.". Il est donc important de pouvoir vérifier votre fond de caisse initial. De cette façon, vous validez les informations du dernier comptage et vous remontez à la racine du problème si une erreur s'y est glissée.

 

 

MONTANTS THEORIQUES:

 

Un montant théorique est une indication de tous les paiements effectués et saisis sur votre caisse entre sa mise en place et sa sortie. Ces montants sont répertoriés par catégories de paiements sur un ticket appelé "Bande Z". Cette bande Z inclus toutes vos données fiscales détaillées. Vous y trouverez entre autres, les valeurs de TVA suivant les différents taux ainsi que les ventes par catégories de paiements. De la même façon, il vous est généralement possible de la configurer pour voir le nombre d'annulations de commandes, les remises, les ouvertures de tiroirs caisses etc...

Pour effectuer votre comptage, cette bande Z est nécessaire pour renseigner la partie théorique. ISAK est en mesure de récupérer ces données automatiquement afin de ne pas avoir à les retranscrire. Cette fonction ne se fera que sur demande étant donné qu'un accord doit être conclu avec votre éditeur de caisse.

 

 

VENTILATION - Qu'est ce que c'est?:

 

Une ventilation de caisse, est une correspondance entre vos montants réels et vos montants théoriques. Chaque transaction doit être correctement identifiée sur la caisse: Un client qui paye sa commande avec un chèque doit être saisi en chèque sur la caisse.

Si vous indiquez qu'il a payé en espèce alors qu'il a payé en chèque, on constatera ce qu'on appelle une "erreur de ventilation". Il n'y aura pas d'écart de caisse a proprement parlé mais au niveau de la comptabilité, on constatera une différence positive dans la catégorie des chèques et un différence négative dans la catégorie des espèces.

 

 

 

 LA SAISIE DES MOYENS DE PAIEMENTS:

 

De nombreuses méthodologies existent pour effectuer vos comptages de caisses. Il n'y en a pas forcément une mieux que l'autre et ISAK  fait en sorte que toutes ces possibilités soient réalisables.

 

 

La saisie détaillée:

 

Mieux vaut plus de détails que pas assez. Chaque catégorie de paiement regroupe en général des sous-catégories. En ce qui concerne les cartes bancaires par exemple, il existe les CB EMV, les CB CLESS, les CB CONNECS. Et pour cette troisième sous-catégorie, elle est elle-même divisée dans une autre sous catégorie: CB Chèque déjeuner, Endered, Sodexo, Natixis.  

Comme dit précédemment, ISAK est conçu pour vous proposer une interface simple et détaillée. Mais ce n'est pas pour autant que vous devez obligatoirement tout utiliser. Si vos frais bancaires sont identiques pour les CB CLESS et vos CB EMV, il vous est possible de tout renseigner dans la même case. Si vous avez besoin de détailler tous vos CB CONNECS, vous pouvez le faire alors que dans le cas contraire, vous renseignez tout dans la même case. Le fonctionnement est le même concernant les tickets restaurants et les clients différés.

 

 

 La saisie "multiple":

 

Nous continuons l'exemple concernant les cartes bancaires (Le fonctionnement est identique pour les tickets restaurants). Il existe une nouvelle fois plusieurs méthodologies pour comptabiliser les cartes bancaires (et les tickets restaurants). Pour certains, il suffit de faire une télécollecte et de reporter le montant. D'autres personnes font une consultation de télécollecte (résultat identique mais avec une vérification supplémentaire pour s'assurer que la "vrai" télécollecte a bien été faite). Enfin, une dernière méthode consiste à indiquer tous les tickets de cartes contenus dans la caisse.

ISAK est une nouvelle fois conçu pour gérer toutes ces possibilité grâce à la saisie multiple. Que vous entriez une seule valeur ou une centaine dans une même case, ISAK exécute le calcul.

 

 

La saisie des espèces:

 

En ce qui concerne la saisie des espèces, il est hautement préférable d'indiquer les détails des pièces et des billets. Une saisie optimisée est conçue pour renseigner ces données par liste déroulante. Cette liste déroulante a été conçue pour s'adapter aux différents types d'écrans: Pour effectuer le comptage depuis un téléphone, cela sera très utile. Depuis un PC, le renseignement pourra se faire au clavier sans avoir besoin de se servir de cette liste.Pour la saisie au clavier, indiquez le nombre puis validez en appuyant sur la touche tabulation. Appuyez une seconde fois sur tabulation pour passer à la ligne suivante.

 

 

 FOND DE CAISSE FINAL:

 

Le fond de caisse final correspond à la valeur de ce que vous laissez dans votre caisse après avoir prélevé une partie ou la totalité de votre recette contenue dans votre caisseUn onglet a été spécialement conçu pour gérer ce fonctionnement. A chaque comptage caisse, vous devez indiquer un fond de caisse final.

ISAK calcule et indique ce que vous devez sortir de la caisse.

 

 

UTILISATION D'UN COFFRE GLORY

 

Certains points de vente sont équipés d'un coffre Glory. Le client paye dans une machine qui lui rendra automatiquement sa monnaie. Le logiciel ISAK permet une vérification de ce coffre en offrant la possibilité d'indiquer les différents prélèvement qui ont été effectués au cours d'une journée, mais aussi de recompter le coffre en début ou en fin de journée. Le montant du coffre Glory est mémorisé automatiquement d'une journée sur l'autre.

 

LE COFFRE

 

DEFINITION POUR ISAK:

 

Le comptage du coffre est une vérification de votre fond de roulement. Ce fond de roulement, est une somme contenue dans votre coffre qui est susceptible de contenir des pièces, des rouleaux et des billets pour que vous puissiez faire de la monnaie dans vos caisses. Il est important de faire un suivi quotidien de votre fond de coffre car les assurances se basent sur cet item pour effectuer d'éventuels remboursements en cas de problème. Contrairement à vos fonds de caisses, il est important d'avoir un fond de roulement fixeSi vous avez besoin de faire un réassort de pièces dans votre caisse, vous devrez prendre la correspondance dans votre caisse pour le remettre dans votre caisse.

 

 

LA SAISIE:

 

La saisie du coffre (fond de roulement) est très simple.

Elle se décompose en trois colonnes:

Pièces

Rouleaux

Billets

Il suffit d'indiquer la quantité des différentes devises pour avoir le total du fond de coffre.

Il vous sera indiqué le total des pièces, des rouleaux et billets en valeur.

 

 

 

LES INDICATEURS:

 

Pour vous aider dans votre comptage et le valider correctement, ISAK vous permet de vérifier plusieurs éléments. Le premier indicateur consiste à vérifier la correspondance entre le dernier comptage et celui que vous effectuez. Vous constatez que le dernier comptage était de 600€ et que celui du jour correspond bien. Vous pouvez donc valider votre fond de coffre. En cas de différence, il est largement conseillé de faire une nouvelle vérification des informations que vous avez indiquées. Si vous constatez une réelle erreur, un "écart fond de coffre" sera indiqué sur votre synthèse quotidienne. (Nous y reviendrons).

 Un deuxième indicateur concerne l'alimentation de votre monnaie avec votre banque. Lorsque vous n'avez plus suffisamment de rouleaux pour vos caisses, vous devez faire une remise d'argent à la banque pour obtenir de nouveaux rouleaux. Certaines banques disposent d'automates pour avoir votre monnaie directement mais pour d'autres, il faut leur avancer l'argent pour qu'ils vous fournissent vos rouleaux. Cette opération peut prendre entre 2 à 3 jours suivant que vous faites la demande juste avant un WE ou jour de fermeture. Voici donc une exception pour que votre fond de roulement devienne variable. Il est donc très important de savoir si une demande de monnaie est en cours ou non.

 

 

 LA FIN DE JOURNEE

 

LA REMISE DES TITRES PAPIERS

 

Trois types de remises doivent être transmis à vos organismes pour leurs traitements:

- Les ANCV (chèques vacances)

- Les chèques

- Les tickets restaurants

 

Ces trois remises doivent être envoyées dans des centres de traitements différents. En ce qui concerne les chèques vacances ANCV, ils seront à envoyer à l'adresse indiquée sur leur site: ancv.comPour les chèques, vous les déposerez dans votre banque, et concernant les tickets restaurants, ils devront être transmis dans un des 250 centres de collecte mis en place par la CRT. Pour plus d'informations concernant le traitement des tickets restaurants, voyez leur site: crt.asso.fr

Vos remises papiers ne sont certainement pas faites tous les jours. Pour faire une remise, ISAK vous prépare dans vos opérations. A chaque journée, ISAK additionne vos valeurs concernant vos titres papiers tant que vous n'avez pas indiqué de remise. De cette façon, vous obtenez le nombre de tickets restaurant à déposer ainsi que le montant total correspondant.

 

 

LE CONTROLE DES ESPECES DU JOUR

 

A partir du moment où vous comptez plus d'une fois votre (vos) caisse(s), vous sortez une partie ou la totalité de votre recette d'espèce. Vous additionnez donc vos recettes pour obtenir un dépôt d'argent correspondant à votre recette totale de la journée. Ce contrôle est très important afin d'avoir la certitude du montant total que vous allez devoir déposer à la banque. C'est pourquoi ISAK vous annonce votre recette détaillée de ce que vous êtes censé avoir à la fin de votre journée. Il vous suffit de vérifier la correspondance en l'indiquant dans les listes déroulantes prévues à cet effet:

Il vous est indiqué le dépôt recherché, le dépôt réel et un éventuel écart de dépôt.

Il n'est techniquement pas possible d'avoir un écart de dépôt sauf en cas "d'erreur humaine":

- L'argent retiré des caisses ne correspond pas à la réalité. Dans ce cas, il est nécessaire de recompter votre caisse.

- Vous avez effectué de la monnaie entre vos caisses et votre coffre et vous n'avez pas retiré la somme correspondante.

Un écart de dépôt n'est pas censé exister et si le cas devait arriver, un suivi et un contrôle minutieux devrait être effectué avec votre équipe.

 

 

LA REMISE EN BANQUE:

 

La remise en banque est une étape "obligatoire" même si vous n'en avez pas effectué (dans ce cas, il faudra indiquer 0). Il est largement conseillé de déposer les recettes une fois par jour notamment pour des raisons de sécurité et d'assurance. ISAK calcule toutes les remises qui n'ont pas été effectuées afin que vous puissiez faire la correspondance entre ce que vous déposez et ce que vous êtes censé avoir. Vos remises d'espèces sont détaillées dans votre rapport journalier. Pour cela, vous pouvez joindre ce document PDF à chacun de votre dépôt "en attente" pour vous donner la possibilité de contrôler le montant que vous allez déposer à la banque:

 

 

LA SYNTHESE QUOTIDIENNE

 

 LE RAPPORT

 

La synthèse quotidienne a été conçue pour éviter des calculs inutiles. Lorsque vous comptez plusieurs caisses au cours d'une journée, vous devez regrouper tous vos comptages par catégories de paiements pour effectuer votre comptabilité. Avec ISAK, votre synthèse se fait automatiquement et vous annonce 5 points importants parmi tant d'autres:

- Le Chiffre d'affaire du jour

- L'écart du coffre

- L'écart de dépôt

- L'écart de caisse

- L'écart total

Votre synthèse est directement consultable sur ISAK mais peut être télécharger en document PDF. De la même façon, en tant que responsable de votre point de vente, vous n'êtes pas toujours présent sur votre boutique. C'est pour cela qu'il vous est possible de recevoir cette synthèse par mail.